|
Мария Канаева. Председатель экспертного совета
|
 Продолжая начатую еще в прошлом году тему управления запасами, хочу осветить еще один довольно неожиданный аспект.
Мертвые души встречаются не только в произведении Н.В. Гоголя, но и в запасах. Речь идет о позициях, которые существуют по документам, а сами были давным-давно отгружены, уничтожены или просто потеряны. Помимо мертвых душ, в наши с вами запасы иногда затесываются и бомжи, то есть такие позиции, которые реально находятся на складе, а документов на них нет.
Такие мертвые души могут изрядно подпортить картину по запасам, так как искусственно завышают их. Так что от мертвых душ надо избавляться, чем скорее, тем лучше, так как Чичикова на них вряд ли удастся найти.
Самым простым способом определения мертвых душ является инвентаризация. Она позволяет выявить недостачу. Если расхождение результатов по факту и документам носит разовый характер, то можно говорить о нормальном функционировании предприятия.
Если же по итогам инвентаризации мертвые души находятся постоянно, надо искать сбой в организации документооборота и процедурах передачи ТМЦ, стоящих на балансе компании.
Как правило, товарные позиции отгружаются без документов довольно редко, тут и контроль строже и хранение часто берет на себя сторонняя организация, а вот что касается таких позиций, как календари, сувениры, образцы, то есть все-то, что выдается менеджерам в руки под раздачу, то здесь ситуация несколько хуже.
К продукции такого рода относятся гораздо проще - одно дело единицы строительной техники, другое дело - календари за новый 2005 год или образцы обуви в виде непарных туфель с дыркой в подошве; никому не хочется оформлять тонны макулатуры на передачу образцов и сувениров, в результате эта продукция формально накапливается в запасах компании и, в зависимости от принятой в компании структуры, может быть отнесена и в зону ответственности отдела логистики.
В бомжи часто попадают позиции, которые оказались бракованными или просроченными. Логистика и бухгалтерия по итогам года резво составляют акты по утилизации или списанию, позиции фигурируют в отчетах по запасам, все довольные и радостные уходят на новогодние праздники, а выйдя после каникул не всегда вспоминают о необходимости утилизации, так и лежат эти бедные запасы до следующей инвентаризации.
Во избежание возникновения таких пораженческих групп необходимо четко организовать документооборот для всех групп номенклатур, а не только для товаров. При этом надо четко соблюдать правило, что каждое действие с номенклатурой должно сопровождаться документом (электронным или бумажным, внутренним или нет, не столь важно. Пусть это будет служебная записка Васи Пупкина о том, что он вышел и раздал 25 календарей за 2006 и 50 за 2010 у метро, но все же некий документ). Действие также должно отражаться в системе компании в виде
соответствующих транзакций и изменения статуса номенклатуры. Далее рекомендуется мониторить состояние всех номенклатурных групп, а также их нахождение не только на основном складе, но и в Locations, таких как офис, филиал и пр. |
